Klubbhåndbok
Torvastad IL består av vel 700 medlemmer fordelt på fotball, volleyball, idrettsskole, orientering, friidrett, ledere, trenere samt støttemedlemmer
Visjon og mål
Trygghet Idrettsglede Likeverd
Aktivitet for alle - alle med!
Torvastad Idrettslag skal gi alle som har lyst til å drive idrett ett godt tilbud, uavhengig av nivå og ambisjoner.
Verdigrunnlag
Målsetting
Torvastad Idrettslag skal gi alle som har lyst til å drive idrett et godt tilbud, uavhengig av nivå og ambisjoner. Vi ønsker å rekruttere så mange som mulig, og beholde utøverne i et trygt klubbmiljø så lenge som mulig.
Torvastad Idrettslag skal legge til rette for gode treningsmuligheter og tilstrebe de behov som kreves for å lykkes.
Aktivitet for alle - alle med!
Fairplay
SAMSPILL PÅ OG UTENFOR BANEN
Verdi
Vi får det TIL
T Trygghet – alle skal føle seg sett og oppleve mestring i vårt miljø
I Idrettsglede – er det viktigste for egen utvikling, og for at de skal drive sin aktivitet så lenge som mulig
L Likeverd
Lov og organisasjonsplan
Torvastad Idrettslag tilpasset sin lov til Norges Idrettsforbunds nye lovnorm på årsmøtet i 2024. Ny organisasjonsplan ble vedtatt på årsmøte i 2026 og blir gjeldende etter årsmøte i 2027. Intill dette er organisasjonsplan under gjeldende.
ORGANISASJONSPLAN
for
Torvastad idrettslag
Vedtatt på årsmøtet 2016
ORGANISASJONSPLAN Torvastad Idrettslag
1. ÅRSMØTE
Er idrettslagets høyeste myndighet.
Årsmøtet skal behandle
1. Behandle klubbens årsrapport fra:
1.1. Idrettslagets rapport
1.2. Hovedstyrets rapport
1.3. Fotballavdelingen
1.4. Friidrettsavdelingen
1.5. Orienteringsavdelingen
1.6. Innebandyavdelingen
1.7. Allidrett
2. Godkjenneklubbens regnskaper i revidert stand fra:
2.1. Fotballavdelingen
2.2. Friidrettsavdelingen
2.3. Orienteringsavdelingen
2.4. Innebandyavdelingen
2.5. Allidrett
2.5. Drift & Administrasjon
2.5. Idrettslagets total-regnskap
3. Behandle Innkomneforslag.
4. Bestemme klubbensorganisasjonsplan
5. Fastsette kontingent forpåfølgende år
6. Godkjenne totalbudsjettetfor Torvastad IL
7. Foreta valg av:
a) Leder og nestleder
b) 5-7 styremedlemmer og personlige varamedlemmer
c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan
d) 2 revisorer
e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget ertilsluttet.
f) Valgkomite med leder og 5 medlemmer
Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer og varamedlemmer til styretvelges samlet.
2. HOVEDSTYRET
BESTÅR AV:
Leder (velges på årsmøtet)*
Nestleder (velges på årsmøtet)*
Styremedlem (leder Fotballavd)
Styremedlem (leder Friidrettsavd)
Styremedlem (leder Orienteringsavd)
Styremedlem (leder Innebandy)
Styremedlem (leder Idrettsskolen)
Styremedlem (nestleder Fotballavd)
Styremedlem (leder Bygg&Anlegg)
Sekretær Daglig leder
* Hvis det ikke velges frittstående leder/nestleder på årsmøtet, rykker leder i Fotballavdelingen opp som leder av idrettslaget, mens nestleder rullerer mellom de andre lederne av de sportslige avdelingene
Hovedstyretssammensetting.
Lagets Hovedstyre skal bestå av flg. Representanter:
Leder og Nestleder, Leder Friidrettsavdelingen, Leder Orienteringsavdelingen, Leder og nestleder Fotballavdelingen, Leder Idrettsskolen og leder i Bygg & Anlegg. Hvis ikke egen Leder og nestleder velges på årsmøtet blir Leder av Fotballavdelingen også Hovedstyrets Leder. Hovedstyrets nestleder rullerer eventuelt mellom ledere Orientering, Friidrett og Idrettsskolen. Det skal velges personlige vararepresentanter til alle styremedlemmer
Samtlige av hovedstyrets medlemmer skal velges på idrettslagets årsmøte etter innstilling fra valgkomiteen.
Dagligleder i idrettslaget har møterett og er sekretær, men ikke stemmerett i Hovedstyret.
Hovedstyret oppgaver (§ 14 i idrettslagets lov med noen tillegg)
Idrettslaget ledes og forpliktes av hovedstyret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene og skal påse at lagets vedtekter og retningslinjer blir fulgt.
Hovedstyret skal
· Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser.
· Forestå idrettslagets administrasjon og føre nødvendig kontroll med lagets totale økonomi i henhold til de for idretten til en hver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.(17)
· Oppnevne etterbehov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeidemandat/instruks for disse.
· Representereidrettslaget utad.
· Hovedstyret skaltil Årsmøtet fremme årsrapport og forslag til budsjett for det kommende år.
· Være ansvarlig for at aktiviteter innen gruppene samordnes ved oppsett av for eks. aktivitetsplaner
· Være bestemmendeorgan om hvilke inntektskilder gruppene får utover det de kan fremskaffe selv.
· Være ansvarlig for kontingent innkreving og fordeling av kontingenten.
· Være ansvarlig for at det blir laget handlingsplaner, etc. for avdelingene og idrettslaget.
· Arrangere fellesmedlemsmøter
· Oppnevne basar komité
Hovedstyre ter overordnet de forskjellige avdelingsstyrer, men skal ikke gjøre inngripen i avdelingsstyrenes virksomhet uten at det er fare for økonomisk utglidning eller brudd på disse lover og bestemmelser fastsatt av NIF.
Prinsippet for styringsformen vis a vis avdelingene er " frihet underansvar".
De enkelte avdelinger kan bringe eventuelle tvistesaker og annet inn for Hovedstyret.
INSTRUKS BYGG & ANLEGG:
BYGG & ANLEGG skal hadet fulle ansvar for lagets anlegg. samt ha ansvar for planlegging av nye anlegg.
INSTRUKS BYGG & ANLEGG:
1. Ha ansvaret for drift og vedlikehold av eksisterende anlegg,herunder stengning og
åpning avgrasbanen og foreta kontinuerlig vurdering av bruken.
2. Ha ansvaret for at baner er merket til kamper.
3. Forestå utleie av klubbhus.
4. Sørge for vask og rengjørings rutiner etter nærmere avtale med Hovedstyret.
5. Planlegge nye anlegg, og utarbeide anleggsplan for klubben.
6. Opprette prosjekt- og arbeiderkomiteer etter behov, for eksempel ved nyanlegg.
DIPLOM KOMITÉ
Består av: Leder, Sekretær, Medlem
Komiteen skal ha ansvar for å ha oversikt over klubbens medlemmer slik at de kan få diplomer, pokaler og andre utmerkelser etter oppsatte statutter.
INSTRUKS DIPLOMKOMITÉ:
1. Komiteen skal årlig ajourføre arkiv over spilte kamper, antall aktive år
innen særidretter og tillitsverv.
2. Foreslå kandidater til Æresmedlemskap overfor Hovedstyret.
3. Tildele diplomer, pokaler og statuetter til medlemmer som ifølge oppsatte statutter skal ha dette.
4. Tildele "Torvastad-kruset”.
ARKIVARER
Består av: Valgte arkivar(er) og daglig leder
Komiteen skal holde klubbens arkiv àjour, og sørge for at nødvendig materiell arkiveres og tas vare på etter årsmøtet
1. Arkivere klubbens regnskaper i minst 10 år.
2. Arkivere årsrapporter og referater.
3. Arkivere alle nødvendige tegninger og godkjennelser for Torvastad Idrettssenter.
4. Sørge for at det lages utklippsbøker fra alt som skrives om Torvastad Idrettslag i aviser, etc
VALG- KOMITÉ
Består av:
Leder blir oppnevnt av Fotballavd.
Medlem fra Orienteringsavd., fra Friidrettsavd, Innebandy. og fra Allidretten
Medlem fra Fotballs Ungdomsavdeling
Trenerkoordinator i Ungdomsavdeling
Komiteen skal ha ansvar for klubbens valg av nye medlemmer ved årssamlinger, årsmøter, og ved andre anledninger der det er behov for å velge nye medlemmer.
Skal altså skaffe medlemmer til:
- Hovedstyret
- Valgkomite
- Diplomkomite
- Avdelingstyrene
- Underkomiteer og utvalg
- Alle trenere, ledere og foreldrekontakter rundt gruppene i laget
ØKONOMIUTVALGET
BESTÅR AV:
Daglig leder
Økonomileder i Allidretten.
Økonomileder i Fotballavd.
Økonomileder i Friidrettsavd.
Økonomileder i Orienteringsavd.
Økonomiutvalgets oppgave erå koordinere lagets økonomiske virksomhet på tvers av avdelingene, og selv ta initiativ til tiltak.
INSTRUKS FORØKONOMIUTVALGET:
1. Utvalget skal koordinere og fordele ansvar i forhold til aktivitetsplan og påse at oppgaver utføres.
2. Samordne klubbens sponsorvirksomhet, annonser og reklametiltak.
3. Opprette komiteledere som innenfor sin avdeling skal sørge for komiteer for gjennomføring av inntektsbringende tiltak
6. GRUPPER / AVDELINGER I IDRETTSLAGET
Torvastad Idrettslag er organisert med følgende avdelinger:
- Fotballavdelingen
- Friidrettsavdelingen
- Orienteringsavdelingen
- Innebandyavdeling
- Allidrettsavdelingen
Disse ledes av valgte styrer. Avdelingene bestemmer opprettelse av underavdelinger eller grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes.
Fra og med 2013 har vi opprettet en Volleyballgruppe med aktiviteter for barn fra 10-17år. Denne gruppen er foreløpig lagt under Hovedstyret
Foravdelingenes økonomiske forpliktelser hefter hele idrettslaget, og avdelingen kan ikke inngå avtaler som binder opp de øvrige avdelinger eller heleidrettslaget. Til slike avtaler må man ha Hovedstyrets/ årsmøtets tillatelse og den/de berørte avdelingers samtykke.
Økonomisk drift av avdelingene.
Avdelingene skal være økonomisk selvstendige enheter som selv skal sørge for sine inntekter og forestår sine utgifter i henhold til vedtatt budsjett. Et eventuelt underskudd/overskudd kan/skal overføres til det påfølgende år ved årsregnskapets avslutning.
Fordeling av det som kalles "fellesinntekter" fremgår av punktene nedenfor. Endring av denne fordelingen kan kun skje ved at saken bringes inn for lagets Hovedstyre. Et mindretall i Hovedstyret har anledning til å ankespørsmål/avgjørelser om fordeling av inntekter inn for Torvastad idrettslagsårsmøte. Her må anken vedtas med 2/3 flertall.
Idrettsskolens drift.
Hovedstyret skal ha det økonomiske ansvaret for at der kan drives en idrettsskole i henhold til NIFs "Bestemmelser om barneidrett". Idrettsskolen som sådan er en selvstendig avdeling med eget styre og som på samme måte som de øvrige avdelinger skal skolens ledelse være ansvarlig for å skaffe til veie egne inntekter i tillegg til det tilskudd som Hovedstyret yter.
Styret i de idrettslige avdelingene.
Styret i de idrettslige avdelingene er avdelingens høyeste myndighet mellomårssamlingene.
Styret i avdelingene skal:
a. Iverksette årsmøtets og overordnet idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser.
b. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer forspesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse.
c. Administrere og føre nødvendig kontroll med avdelingens økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldendeinstrukser og bestemmelser.
d. Utarbeide avdelingens overordnede målsetting og sørge for gjennomføring av de nødvendige tiltak for å nå denne målsetting innenfor de økonomiske rammer som gis.
e. Være ansvarlig for å skaffe til veie alternative inntektskilder
f. Være ansvarlig for søknader til stat og kommune (skalunderskrives av idrettslagets leder).
g. Fremme regnskapsoversikter til Hovedstyret når Hovedstyret ber om det.
h. Representere avdelingen utad.
i. Fremme forslag til diplomkomiteen vedr administrative utmerkelser samt bestemme hvem som skal få erkjentlighetsgaver og idrettslige utmerkelser innen egen avdeling.
Årssamlinger i avdelingene.
Avdelingenes høyeste myndighet er årsmøtet i Torvastad Idrettslag som holdes hvert år i februar/mars.
Hver avdeling skal ha årssamling forut for idrettslagets årsmøte. Her skal de idrettsfaglige saker behandles, og avdelingene skal finne kandidater til egnelederverv samt foreslå kandidater til sentrale verv i idrettslaget. Slike forslag skal oversendes lagets valgkomite.
Utdeling av utmerkelser for idrettslige prestasjoner innen egen avdeling utdeles på årssamlingen.
Alle medlemmer i Torvastad idrettslag har adgang til årssamlingen.
Årssamlingen kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede.
Årssamlingener vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen harmer enn en stemme., og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt.
Årssamlinger i mindre avdelinger.
Avdelinger i Torvastad Idrettslag som er så små at de finner det vanskelig å ha egne årssamlinger kan ha årssamlinger sammen med en annen avdeling.
Ekstraordinære årssamlinger
Ekstraordinær årssamling i avdelinger i idrettslaget innkalles av avdelingens styre med minst 14 dagers varsel etter:
a) Vedtak på årssamling i avdelinger.
b) Vedtak i styret i avdelingen.
c) Skriftlig krav fra 1/3 av idrettslagets medlemmer.
Ekstraordinær årssamling i en av idrettslagets avdelinger skal bare behandle de saker som er angitt ivedtaket eller i kravet om innkalling av årsmøtet.
Årssamlingenes oppgaver.
Årssamlingene skal:
1. Behandle avdelingens årsmelding
2. Behandle innkomne forslag.
3. Foreslå avdelingens budsjett for neste år.
4. Bestemme avdelingens indre organisasjon
5. Velge:
a. Leder
b. Nestleder
c. styremedlemmer og eventuelle varamedlemmer
a. velge representanter til ting og møter i de organisasjoner avdelingen er tilsluttet.
b. velge avdelingens valgkomite for neste periode.
e. velge eventuelle medlemmer til underkomiteer, lag og grupper
6. Forestå utdeling utmerkelser for idrettslig innsats.
7. Utdele stipend, dersom avdelingen har innstiftet et slikt.
7. TURNERINGSKOMITE
Avd. styret kan selvoppnevne komiteer for turneringer og stevner som Utvalget/avdelingen arrangeres.
Disse komiteer skal forberede turneringen, planlegge og lede gjennomføringen, og sørge for de nødvendige inntekter gjennom Annonsesalg og Sponsoravtaler (koordineres av daglig leder), kafesalg og kiosksalg m.m.
En slik komité kan ha underkomiteer (arbeiderkomiteer) for ulike aktiviteter som; program inkl.annonsesalg, kafé og kiosksalg, overnatting osv.
En Turneringskomite skal ikke føre eget regnskap, men avdelingen kan føre "prosjektregnskap" som inngår i avdelingens totalregnskap.
8. ANDRE GRUPPER TILSLUTTET TORVASTAD IDRETTSLAG
Dette punkt i forskriftene gir grupper(oldermannslaug, damegruppe etc.) anledning til å konstituere seg, og velgetilknytningsform til idrettslaget utenom organisasjonsplan, lover og forskrifter.
9. FORDELING AV INNTEKTER
Tidligere fellesinntekter for Torvastad idrettslag ble på årsmøtet 1992 fordelt på avdelingene. På ekstraordinært årsmøte 260194 fikk vi en Bygg og anleggsavdeling i stedet for en Driftsavdeling, og fordelingen ble justert. Behov for ny fordeling til 1999 kommer pga nye inntekter og ny organisasjonsform.
Behov for ny fordeling 2002 kommer pga bortfall av friidrettsgruppa og pga endrede inntekter for gruppene.
Ny fordeling i 2005 da Friidrett igjen ble en aktiv avdeling.
Siste fordeling er bestemt i 2008 da Bygg & Anlegg legges inn under hovedlaget.
Inntektene og utgiftene fordeles slik:
DRIFT & ADMINISTRASJON
- del av medlemskontingenten
- del av basarinntektene
- del av driftstilskudd fra kommunen
- del av tilskudd fra NIF
- del av sponsoravtaler
- del av arenareklame
- driftsavtalen med kommunen
- tilskudd daglig leder
- tilskudd til rep/vedlikehold
- tilskudd til prosjekter
- tilskudd fra tippemidler
- leieinntekter hus og anlegg inkl. skole
FOTBALLAVDELINGEN
- del av medlemskontingenten
- del av basarinntektene
- del av driftstilskudd fra kommunen
- del av tilskudd fra NIF
- del av sponsoravtaler
- del av arenareklame
- programbladet
- påskelotteriet
- billettinntekter, salg og andre inntekter på arrangement
-aktivitetskontingent
-dugnad
ORIENTERINGSAVDELINGEN
- del av medlemskontingenten
- del av basarinntektene
- del av driftstilskudd fra kommunen (kun hvis flere aktive under 20år)
- del av tilskudd fra NIF (kun hvis flere aktive under 20år)
- billettinntekter, salg og andre inntekter på arrangement
- kartsalg og utleie av målur
- inntekter fra egen skaffet dugnad og sponsor
FRIIDRETTSAVDELINGEN
- del av medlemskontingenten
- del av basarinntektene
- del av driftstilskudd fra kommunen
- del av tilskudd fra NIF
- billettinntekter, salg og andre inntekter på arrangement
- inntekter fra egen skaffet dugnad og sponsor
KIOSKSALG
Kiosksalget overlates til den enkelte avdeling når de har arrangementer. Den enkelte avdeling må holde eventuelt varelager selv.
Allidrettens ØKONOMISKE VILKÅR
I tillegg til det som står §2.3. i loven gjelder følgende:
Allidretten er idrettslagets felles ansvar og skal derfor garanteres nok inntekter til driften. Allidretten får andel av basarinntektene fastsatt av Fordelingsnøkkelen De øvrige inntekter skal allidretten selv skaffe til veie. Øvrige inntekter skaffes gjennomdiverse arrangement, Torvall, m.m.
DIPLOMKOMITE
Diplomkomite må påse at innkjøp utmerkelser belastes korrekt gruppe.
BASAREN
Basaren er et fellesarrangement for hele idrettslaget. Alle avdelinger har rett til å være med på basaren, og får sin del av inntektene ut fra innsats.
10. NOEN GENERELLE INSTRUKSER FOR DE TILLITSVALGTE:
Fullstendige instrukser/arbeidsbeskrivelser for alle tillitsvalgte finnes i Torvastad Idrettslags instrukser:
LEDER I AVDELINGSSTYRENE:
1. Har ansvaret for avdelingen og skal ha den totale oversikt over avdelingen.
2. Innkaller til, og leder, møter i avdelingsstyre.
3. Følger opp avdelingens målsettinger, og iverksetter de vedtak som er fattet av avdelingsstyrer eller overordnet organ.
4. Fordeler avdelingens post.
5. Tiltrer Hovedstyret på vegne av avdelingen.
NESTLEDER I AVDELINGSSTYRENE:
1. Er lederens stedfortreder.
2. Har ansvar for utarbeidelse av avdelingens målsetting og handlingsplan.
3. Er ansvarlig for avdelingens utdanning, og kartlegging av utdanningsbehov.
4. Er 1.vararepresentant for leder til Hovedstyret.
5. Nestleder i Fotballavd. tiltrer Hovedstyret
STYREMEDLEMMER I AVDELINGSSTYRENE:
1. Styremedlemmene fordeler arbeidsoppgavene i avdelingsstyret i mellom seg.
2. Hvert styremedlem skal ha konkrete arbeidsoppgaver beskrevet i egen instruks.
LAGLEDERE/OPPMENN:
1. Er det enkelte lag/gruppes administrative leder.
2. Skal føre frammøteprotokoll.
3. Skal føre kampstatistikker, som skal meldes til sekretær og Arkiv- Diplom/Merke komité senest etter sesongslutt.
4. Har ansvaret for sitt lags kamparrangement, herunder å skaffe dommer.
5. Skal arrangere spiller- og foreldremøter.
6. Har ansvaret for å planlegge, og gjennomføre, eventuellturnering/tur deltagelse.
7. Kan også fungere som hjelpetrener.
8. Er ansvarlig for lagets drakter og utstyr.
TRENERE:
1. Kan ha et ansettelsesforhold.
2. Er ansvarlig for det enkelte lags sportslige aktivitete retter oppsatte retningslinjer og målsettinger.
3. Er ansvarlig for uttak av lag og sørge for at alle spiller/deltar like mye. Han kan samrå seg med hjelpetrener/lagleder.
FORELDREKONTAKT
Hvert enkelt lag/gruppeunder avdelingene i aldersgruppen 5-19 år skal ha sin foreldrekontakt. Denne hjelper/avlaster lagleder/oppmann med administrative gjøremål, som å skaffedugnadshjelp, transport til kamper/stevner, samt være det enkelte lagskontaktperson til foreldreutvalget
Rollebeskrivelse kvalitetsklubbansvarlig.
Kvalitetsklubbansvarlig skal:
· Ha inngående kunnskap om kvalitetsklubb-konseptet og være pådriver for arbeidet med kvalitetsklubb
· Være klubbens overordnede kontaktperson mot krets og forbund på spørsmål knyttet til konseptet.
· Overordnet ansvarlig for at relevante dokumenter blir oppdatert årligslik at klubbens kvalitetsklubbstatus
· Sette kvalitetsklubbkonseptet på agendaen til styret slik at man etterlever de retningslinjene som er lagt
· Være ansvarlig og pådriver forgjennomføring av egenmelding
Rollebeskrivelse –Fair play ansvarlig
· Klubbens hjemmekamper skal gjennomføres etter NFFs Fair Play kriterier
· Informasjon vedrørende fair play skal oversendes alle lagledere
· De ter anskaffet kampvertvester, bannere samt foreldrevett regler.
· FairPlay er tema på alle møter med trenere/lagledere.
· Alle lag skal ha en kamp vert til sine hjemmekamper. Ansvar påligger lagleder.
· Lagleder og kamp vert gjennomfører, sørger for at, punktene på side 27 i fair play heftet fra NFF blir overholdt.
· Alle arrangement blir gjennomført med Fair Play som viktig ballast, og er en avgrunnpilarene ved planlegging og gjennomføring (cup, fotballskole, trening, kampgjennomføring, osv.)
· Fairplay skal også være i fokus på klubbens hjemmeside og i sosiale medier.
Instruks for FIKS-ansvarlig
Beskrivelse:
Torvastad IL sin FIKS-ansvarlig skal påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver.
Hovedmålsetning – sørge for forankring –brukeradministrasjon - brukeropplæring
Oppgaver/Veiledning
Denne funksjonen er lagt inn under daglig leder
FIKS-ansvarligs oppgaver:
1. Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver. Viktig oppgave som gjør ledelsen i stand til å legge dette inn i arbeidsbeskrivelser som klubben jobber etter, og dermed legge til rette for at FIKS blir en naturlig del av klubben. Forankring er også viktig for at klubben skal kunne se at FIKS faktisk gjør at klubbhverdagen blir enklere.
2. Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige ”tilganger” til FIKS.
Behovet vil variere, men klubben skal ha følgende tilganger til:
a) To personer i administrasjonen med rettighet som ”Klubbadministrator”
b) Alle lagledere (kontaktpersoner) som skal registrere elektroniske kamprapporter med rettighet som ”Klubbruker”
NFF Rogaland er ansvarlig for å opprette brukere inn underpunkt a).
Brukere med rettighet som ”Klubb administrator”er ansvarlig for å opprette brukere innunder punkt b).
3. Brukeropplæring – påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med klubbens krets kontor.
Klubbdrift og rutiner
Krav om politiattest i Torvastad Idrettslag
Styret i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) vedtok 10. mars 2008 at hele norsk idrett skal kreve politiattest mot seksuelle overgrep mot barn. Ordningen gjelder for alle som skal utføre oppgaver som i vesentlig grad innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Ordningen trer i kraft 1. januar 2009.
I Torvastad idrettslag blir ordningen håndtert på følgende måte:
Alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming skal fremskaffe politiattest.
Dette gjøres i samråd med:
Daglig Leder i Torvastad IL:
Espen Strand
E-post: dagligleder@torvastad.no
Telefon: 906 44 423
Klubbens representant har taushetsplikt overfor uvedkommende i forhold til de opplysninger de får kjennskap til.
Politiattesten inneholder kun opplysninger om personen for tiden er siktet/tiltalt eller tidligere ilagt forelegg/dømt for brudd på bestemmelser i straffeloven om seksualforbrytelser overfor barn. Idrettslaget har ikke anledning til å be personen om å innhente politiattest for andre straffbare forhold. Innhenting av politiattest er gratis.
Innhenting på en-to-tre-fire:
Søkeren må ha en bekreftelse utstedt av Torvastad idrettslag v/daglig leder. Last ned og fyll ut bekreftelse politiattest som finnes øverst til høyre på denne siden.
Søknaden om politiattest fylles ut elektronisk på https://attest.politi.no/. Bruk kategori og formål: Frivillige organisasjoner. Signert bekreftelse fra Torvastad IL (TIL) lastes opp som vedlegg på denne elektroniske søknaden. NB! Du trenger bank-id eller innlogging i ID-porten (Min ID) for å gjøre dette.
Politiet sender attesten som ordinær post til den søknaden gjelder for. Den sendes ikke til idrettslaget.
Etter at den søknaden gjelder mottar vedtak fra Politiet, skal politiattest fremvises Daglig Leder TIL. (TIL mottar ikke kopi av dedtak). Torvastad idrettslag skal ikke lagre attesten, men kun få den framvist til gjennomsyn.
Personer som ikke har fremvist politiattest uten merknad, kan ikke settes til oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming.
Forsikring og skade
Informasjon om skader og forsikring:
https://www.fotball.no/kretser/
Priser forsikring og utvidet forsikring
https://www.fotball.no/klubb-og-leder/forsikring/
Økonomi - Plan for Økonomistyring
Økonomiske prinsipp
Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler.
- Budsjett
- Regnskap
- Økonomistyring og kontanthåndtering
- Bruk av bankkonto
- Lagskasse
- Regningsbetaling
- Bilgodtgjørelse/reiseregning
- Økonomiskansvar
- Innkreving
Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig og følger bestemmelsene i regnskapsloven med tilhørende forskrifter.
Idrettslagets regnskap skal omfatte alle inntekter og utgifter, også for arrangementer av ikke-sportslig art som tilskudd, gaver lotterier og lignende.
Regnskapsåret skal være 12 måneder og følge kalenderåret.
Regnskapene skal registreres etter regnskapsprinsippet. Det betyr at inntekter skal registreres i den periode de er inntjent og utgifter skal registreres i den periode de er påløpt. Dette innebærer at fordringer, gjeld og andre forpliktelser skal framgå av regnskapet.
Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering.
Fotballavdelingens regnskap inngår som en del av årsregnskapet til Torvastad IL Årsregnskapet skal bestå av resultatregnskap, balanse og noter. Resultatregnskapet og balansen skal settes opp med sammenligningstall for fjoråret.
(Årsmøtet i idrettslaget fortar den endelige fastsettelsen av årsregnskapet og avgjør hvordan overskudd skal anvendes eller hvordan underskudd skal dekkes.)
Finansiering
Torvastad IL ønsker til enhver tid å ha orden på økonomiske forhold. Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler. Vi vil ikke bruke mer penger enn vi har, og vil ikke belaste foreldre og spillere med utlegg som ikke er avtalt.
Idrettslaget blir finansiert gjennom:
- Medlemskontingent og treningsavgift
- Egenandeler
- Dugnader
- Sponsorinntekter
- Tilskudd fra Kommune og f.eks. LAM midler (Lokale Aktivitets Midler)
- Inntekter fra klubben egne arrangement, basar, lotteri og sportslige arrangement
Kontingenter
Alle medlemmer i Torvastad IL skal betale kontingent. Kontingenten består av medlems kontingent og aktivitetskontingent. Årsmøtet vedtar satser for det enkelte år. Ingen spillere har anledning til å trene eller spille kamper uten at kontingenten er betalt. Gjennom kontingenten er spilleren forsikret. Se egen informasjon om forsikringsordninger. Når kontingent er betalt er en å regne som medlem i Torvastad IL, og en har da stemmerett på årsmøtet. Alle med verv i idrettslaget, også lagledere og trenere er forpliktet til å betale medlemskontingent. Fritak fra å betale kontingent må eventuelt skrives i en egen lønnsavtale/treneravtale. For disse vil (medlems)kontingenten bli betalt av idrettslaget.
Æresmedlemmer blir ikke fakturert for medlemskontingenten
Rabatt/søsken moderasjon. Torvastad idrettslag kan innføre maksbeløp for medlemskontingent og treningsavgift for en familie.
Dugnad i Torvastad IL
Dugnadsbasert arbeid er sammen med medlemskontingent den viktigste inntektskilden til idrettslaget. Vi er derfor avhengig av at foreldre/foresatte stiller opp på de dugnadene som idrettslaget kaller inn til.
Arbeidsoppgaver kan variere fra år til år, men informasjon om dugnad skal gå ut i god tid på forhånd. Lagleder/foreldrekontakt har ansvar for å fordele foreldrene på de ulike dugnadene.
Faste dugnader er kiosk vakt ( en til to vakter pr. halvår ?) og sportslige arrangement som Karmøy Cup, TORVALL, Bjørgenedagen, etc
Det er et ønske om at alle foreldre/foresatte skal bidra med dugnadsinnsats for idrettslaget hvert år
Egenandeler
Ved deltakelse på noen arrangement må det påregnes å betale en egenandel. Eksempel er deltakelse på Norway Cup, Lyngdal Cup Dana Cup og tilsvarende.
Budsjett
Idrettslaget skal hvert år utarbeide budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, det vil si på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende det som i brukes i resultat regnskapet. Det gjør at avvik lett kan følges opp.
Alle avdelinger i idrettslaget skal utarbeide budsjett og bruke samme kontoklasser. Til sammen vil alle budsjettene i alle avdelinger utgjøre klubbens totale budsjett, som skal godkjennes som egen sak på årsmøtet.
Økonomistyring
Gode interne rutiner for økonomistyring og etablerte kontrollrutiner er viktig for en sunn økonomi i idrettslaget. Det er hovedstyrets plikt å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering, og dokumentasjon av regnskapsopplysningene.
Torvastad IL har ansatt egen regnskapsfører
Alle bilag skal attesteres av 2 personer, en fra valgte styrer i avdelingen, og en ansatt
Økonomisk status skal være sak på samtlige Hovedstyremøter. I avdelingenes styremøter skal økonomi settes på saksliste minimum hvert kvartal.
Det er viktig å påpeke at for avdelingens forpliktelser hefter hele idrettslaget, og avdelinger kan ikke representere idrettslaget utad uten styrets godkjennelse. Det vil si at avdelingen (med de ulike lagene) er økonomisk underlagt hovedlagets styre og årsmøte.
Opptak av lån skal være vedtatt på årsmøtet
Bruk av bankkonto
Idrettslaget disponerer følgende bankkonti:
3361.15.64800 Driftskonto DA
3361.15.64762 Fotball
3361.15.64746 Friidrett
3361.15.64770 Innebandy
3361.18.02140 Volleyball
3361.15.64797 Orientering
3361.15.64789 Kartfond O.avd.
3361.15.64681 Allidrett
3361.15.64673 Anleggskonto
3361.15.64711 Kontingent
3361.15.64754 Skattetrekk
3361.15.68261 Peder S. Idrettsfond
I henhold til NIF’s lov skal bankkonti disponeres av to personer i felleskap. Idrettslagets daglige leder og regnskapsfører disponerer alle bankkonti. Alle andre disponenter skal godkjennes av styret.
Idrettslagets bankforbindelse er Skudenes & Aakra sparebank.
Regningsbetaling
Avdelingens (Idrettslagets) sine inngående fakturaer skal attesteres av to personer, før den som disponerer bankkonto kan foreta betaling. Før refusjon av eventuelle kontantutlegg, skal kontantbilaget signeres av to personer før utbetaling.
Lagskasse
Det er ikke tillatt med egne lagskasser i idrettslaget. Ingen lag kan derfor benytte private bankkonti til lagskasse.
All økonomi med tilhørende transaksjoner skal bokføres i idrettslagets regnskap.
Bilgodtgjørelse og reiseregninger
Trenere, lagledere eller andre kan få dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for klubben. Før reiseutgifter kan kreves refundert må det være akseptert av styret. Det skal brukes godkjente bilgodtgjørelses skjema og reiseregninger som er i henhold til lovkrav.
Innkreving og innbetalinger
Innkreving skal alltid gjøres til idrettslagets bankkonto. Drifts konto skal benyttes, hvis ikke annen konto er spesifisert.
All kontingent innbetaling til egen konto.
Informasjon og kommunikasjon
Torvastad's viktigste kommunikasjonsplattform er klubbens hjemmeside, www.torvastad.no. Her kan aktive, tillitsvalgte, medlemmer og interesserte for øvrig finne relevant informasjon om klubben og aktuelle aktiviteter og saker. Klubben har også en egen Facebook-side som benyttes til de samme formål. Hjemmesiden og Facebook-siden redigeres av klubbens administrativt ansatte og styreledere
I tillegg er det en oppslagstavle ved inngangen til garderober på klubbhuset som kan benyttes til informasjon om arrangement / kunngjøringer.
Etterhvert vil informasjon om aktiviteter også være tilgjengelig på Info-skjerm i vestibyle både på klubbhuset og i Torvastad Arena
Når det gjelder kommunikasjon med media og offentlighet vil saker som vedrører klubbdrift og klubbpolicy håndteres av daglig leder og / eller styreleder.
Rekrutteringsplan
Torvastad IL skal ha en plan som beskriver hvordan de rekrutterer nye årskull med spillere og hvordan spillerne blir tatt i mot og gitt et likeverdig tilbud
Rekrutteringsansvarlig skal ta kontakt med barnehager i januar til å rekruttere inn de kull som fyller 4 år i løpet av året. I starten av august må rekruteringsansvarlig også rekruttere blant høstens nye skolekull. Ved fylte 9 år vil rekruteringsansvarlig komme inn å informere om overgang mellom barneidretten og ungdomsidretten.
Det er ønskelig at hvert kull opplever noenlunde samme introduksjon til sportshverdagen ved alle oppstarter. Som rekruteringsansvarlig får du hovedansvar for å kartlegge og rekruttere trenere og støtteapparat til de nye årskullene.
Ved det første møtet stiller du gjerne med andre trenere og personell for å starte opp kullets kjennskap til idrett, lek og bevegelse. Dette vil vi gjøre i minimum 3 uker, dette for videreføre våre verdier til de nye trenere og apparater som overtar.
I løpet av høsten/vinteren det første året er det ønskelig at du i samarbeid med klubben gjennomfører et foreldremøte for de nye årskullene. Her er det naturlig at Torvastads verdier, mål og retningslinjer blir presentert, samt kontingenter og annen nyttig informasjon, informer tidlig at trener som tar ansvar vil bli kurset på vegne av Torvastad IL.
I løpet av sesongen skal rekruteringsansvarlig fronte de to hovedarrangementer Torvastad IL jobber med:
- Torvall, Idrettskoles arrangementer med fokus på fotball, friiderett og orientering. I mai, for barn i alder 4-10 år.
- Tine Fotballskole. I august, for barn fra og med 8 år
Lederkurs
Kursene for alle som har ansvar for å lede andre i klubbhverdagen.
Godt organiserte klubber med riktig kompetanse i alle ledd er den viktigste forutsetningen for mer og bedre fotballaktivitet. Og ingen er viktigere i det arbeidet enn lederne.
En leder i denne sammenhengen er ikke bare styrelederen, men ledere på alle nivåer i den store fotballfamilien. Felles for dem alle er at de har flere rammer og retningslinjer å forholde seg til.
De ytterste rammene er definert av norsk lov og idrettsforbundet. Innenfor dette må klubbene selv definere sine styringsverktøy, sine mål og verdier, sine handlingsplaner og budsjetter. De må gi den enkelte leder et tydelig ansvar og en like tydelig stillingsinstruks. Bare på den måten kan vi alle dra i samme retning og skape fotballglede, muligheter og utfordringer for alle.
Vi vet at klubbledere i fotball-Norge sitter inne med kompetanse og erfaringer som er til stor nytte for andre. Derfor er det laget et kursopplegg som i større grad enn før inspirerer til ettertanke og kunnskapsdeling. Fotballeder 1-3 er en kursstige som gir mange svar, men som også stiller mange spørsmål. Bruk disse spørsmålene aktivt, både til egenrefleksjon, plenumsdiskusjoner og gruppeoppgaver.
Fotballeder 1-3 har fått en undertittel som heter «FORSTÅ – LEDE – UTVIKLE». De tre ordene forteller på korteste måte hva det enkelte kurset handler om. Og rekkefølgen er ikke tilfeldig.
Link til NFFs sider om lederutdanning:
http://www.fotball.no/Utdanning-og-kompetanse/Klubb_og_leder/Leder-kurs/
Kvalitetsklubb:
Lederkompetanse er et nøkkelord for god styring av en klubb. Mange har erfaring fra lederjobber i sine private jobber, noen har lederutdanning og noen har liten eller ingen erfaring som ledere. Alle kan gjøre en god jobb som leder av en fotballklubb. NFFs lederutdanningsstige sikrer at den frivillige får fotballspesifikk lederkompetanse og får nødvendig ballast til å håndtere de utfordringene en vil møte i sin rolle.
NFFs lederkurs inneholder sentrale kompetanseområder for ledernivået i en klubb. Her er flere års erfaring samlet og framstilt for ledelsen i en klubb. Kompetansen man tilegner seg, sikrer en mer interessant arbeidshverdag for den frivillige med økt forståelse for lederrollene.
Rollebeskrivelse kvalitetsklubbansvarlig.
Kvalitetsklubbansvarlig skal:
· Ha inngående kunnskap om kvalitetsklubb-konseptet og være pådriver for arbeidet med kvalitetsklubb
· Være klubbens overordnede kontaktperson mot krets og forbund på spørsmål knyttet til konseptet.
· Overordnet ansvarlig for at relevante dokumenter blir oppdatert årligslik at klubbens kvalitetsklubbstatus
· Sette kvalitetsklubbkonseptet på agendaen til styret slik at man etterlever de retningslinjene som er lagt
· Være ansvarlig og pådriver forgjennomføring av egenmelding
Rollebeskrivelse –Fair play ansvarlig
· Klubbens hjemmekamper skal gjennomføres etter NFFs Fair Play kriterier
· Informasjon vedrørende fair play skal oversendes alle lagledere
· Det er anskaffet kampvertvester, bannere samt foreldrevett regler.
· FairPlay er tema på alle møter med trenere/lagledere.
· Alle lag skal ha en kampvert til sine hjemmekamper. Ansvar påligger lagleder.
· Lagleder og kampvert gjennomfører, sørger for at, punktene på side 27 i fair play heftet fra NFF blir overholdt.
· Alle arrangement blir gjennomført med Fair Play som viktig ballast, og er en avgrunnpilarene ved planlegging og gjennomføring (cup, fotballskole, trening, kampgjennomføring, osv.)
· Fairplay skal også være i fokus på klubbens hjemmeside og i sosiale medier.
Instruks for FIKS-ansvarlig
Beskrivelse:
Torvastad IL sin FIKS-ansvarlig skal påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver.
Hovedmålsetning – sørge for forankring –brukeradministrasjon - brukeropplæring
Oppgaver/Veiledning
Denne funksjonen er lagt inn under daglig leder
FIKS-ansvarligs oppgaver:
1. Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver. Viktig oppgave som gjør ledelsen i stand til å legge dette inn i arbeidsbeskrivelser som klubben jobber etter, og dermed legge til rette for at FIKS blir en naturlig del av klubben. Forankring er også viktig for at klubben skal kunne se at FIKS faktisk gjør at klubbhverdagen blir enklere.
2. Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige ”tilganger” til FIKS.
Behovet vil variere, men klubben skal ha følgende tilganger til:
a) To personer i administrasjonen med rettighet som ”Klubbadministrator”
b) Alle lagledere (kontaktpersoner) som skal registrere elektroniske kamprapporter med rettighet som ”Klubbruker”
NFF Rogaland er ansvarlig for å opprette brukere inn underpunkt a).
Brukere med rettighet som ”Klubbadministrator”er ansvarlig for å opprette brukere innunder punkt b).
3. Brukeropplæring – påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med klubbens krets kontor.
Trivsel - Samspill - Utvikling
I Torvastad er det plass til alle
Generalsponsor:
